Sachverhalt:
Der Marktgemeinderat überlegt, die Beschlussvorlagen mit Anlagen sowie die Protokolle der öffentlichen Marktgemeinderatssitzungen online in das Bürgerinformatiossystem einzustellen bzw. über dieses abrufbar zu halten. Der Landkreis Erding handhabt das bei den Kreistagssitzungen bereits entsprechend.
Wie bereits in der Klausurtagung vom 06.06.2020 angesprochen, ist bei der Veröffentlichung von Daten aus den öffentlichen Marktgemeinderatssitzungen, wozu auch die Beschlussvorlagen mit Anlagen und die Protokolle gehören, v.a. der Datenschutz zu beachten.
Der bayerische Datenschutzbeauftragte führt hierzu aus:
„Ich halte danach die Veröffentlichung der Niederschriften öffentlicher Sitzungen, die nur den Mindestinhalt des Art. 54 Abs. 1 GO enthalten, im gemeindlichen Mitteilungsblatt und die Weitergabe derartiger Niederschriften an die örtliche Presse für zulässig. Nach Auffassung des Innenministeriums ist die Veröffentlichung der amtlichen Niederschrift einer öffentlichen Sitzung des Gemeinderats durch die Gemeinde oder mit ihrer Zustimmung auch im Internet jedenfalls dann zulässig, wenn nur der Mindestinhalt nach Art. 54 Abs. 1 GO darin enthalten ist.
Aus datenschutzrechtlicher Sicht ist allerdings darauf hinzuweisen, dass bei einer Veröffentlichung im Internet weltweit eine automatisierte Auswertung der Niederschriften nach verschiedenen Suchkriterien, die beliebig miteinander verknüpft werden können, möglich ist. Bei einer Einstellung auch nur des Mindestinhalts der Niederschriften nach Art. 54 Abs. 1 GO können Anwesenheitsprofile einzelner Gemeinderatsmitglieder angefertigt werden. Auch die behandelten Sitzungsgegenstände werden häufig personenbezogene Angaben von Antragstellern und Eingabeführern enthalten, die über eine Einstellung der Sitzungsniederschriften in das Internet wesentlich leichter von Dritten weltweit gesammelt und ausgewertet werden können, als bisher mit der Bekanntgabe über ein herkömmliches Medium. Dies zeigt, dass die Veröffentlichung im Internet mit einer neuen Qualitätsstufe des Eingriffs in das Recht auf informationelle Selbstbestimmung verbunden ist.
Bei einer Einspeisung von Daten aus Niederschriften über öffentliche Gemeinderatssitzungen in das Internet bestehen auch Gefahren für die Datensicherheit. Es kann nicht sichergestellt werden, dass jederzeit die vollständigen und unverfälschten Daten auf dem Internet-Server zum Abruf bereitgehalten werden. Es besteht die Gefahr, dass die auf dem Internet-Server gespeicherten Daten verändert, zumindest teilweise unterdrückt oder gelöscht werden. In diesem Zusammenhang können auch haftungsrechtliche Fragen nicht ausgeschlossen werden, die auf eine Gemeinde bei einer amtlichen Veröffentlichung oder einer Veröffentlichung mit Zustimmung zukommen könnten.
Die Gemeinden müssen bei ihrer Entscheidung, ob sie Niederschriften im Internet veröffentlichen, diese Risiken berücksichtigen. Das Innenministerium hat auf meine Bitte hin die nachgeordneten Behörden mit Rundschreiben darauf hingewiesen.“
Art. 54 Abs. 1 der bayerischen Gemeindeordnung (GO) besagt zum Mindestinhalt eines Sitzungsprotokolls folgendes:
„Die Verhandlungen des Gemeinderats sind niederzuschreiben. Die Niederschrift muss Tag und Ort der Sitzung, die Namen der anwesenden Gemeinderatsmitglieder und die der abwesenden …, die behandelten Gegenstände, die Beschlüsse und das Abstimmungsergebnis ersehen lassen. Jedes Mitglied kann verlangen, dass in der Niederschrift festgehalten wird, wie es abgestimmt hat.“
Die Sitzungsprotokolle des Marktgemeinderates Isen beinhalten üblicherweise diesen Mindestinhalt. Sofern die Diskussion später der Nachvollziehbarkeit des Tagesordnungspunktes dient, wird diese ebenfalls mit aufgenommen, wobei die Redebeiträge nicht einzelnen Räten zugeordnet werden.
Dem Marktgemeinderat muss zusätzlich zu den oben angeführten Punkten bewusst sein, dass bei einer Veröffentlichung der Beschlussvorlagen und Protokolle der öffentlichen Sitzungen
· die Räte sowie Schriftführer und anwesende Verwaltungsmitarbeiter, Architekten usw. namentlich genannt sind (z.B. im Protokoll „Herr x stellt dem Marktgemeinderat das Baugebiet vor“)
· eine Anwesenheitsauswertung für jedes Marktgemeinderatsmitglied möglich ist
· bei namentlicher Abstimmung genau ersichtlich ist, wer für und wer gegen den entsprechenden Beschlussvorschlag gestimmt hat
· sämtliche in den Unterlagen enthaltene Daten weltweit verfügbar sind.
Zusätzlich wurde angesprochen, dass eventuell eine Richtlinie zur Veröffentlichung von Daten erstellt werden könnte. Hierfür gibt es jedoch keinerlei Muster, auch Landratsamt, Gemeindetag und Prüfungsverband haben keine Vorlagen. Lediglich eine entsprechende Richtlinie der Stadt Graz wurde online gefunden, die sich jedoch lediglich auf die interne Zuständigkeit zur Veröffentlichung bezieht – dies ist für den Markt Isen nicht nötig. Eine solche Richtlinie wird daher derzeit nicht weiterverfolgt.
Beschluss:
Die Beschlussvorlagen mit Anlagen sowie die Protokolle der öffentlichen Marktgemeinderatssitzungen sollen ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt online über das Bürgerinformatiossystem des Marktes Isen abrufbar sein.
Die Verwaltung wird beauftragt, die technische Umsetzung in die Wege zu leiten.